展会筹备的宏大叙事中，首先进行了市场调研，接着完成了立项策划书并推进到了中期，现在来到了后期执行这个决定成败的关键阶段。在这个阶段，需要多部门协同作战，各个环节要紧密相扣，因为任何细微的疏忽都有可能影响展会的最终成效。制定并执行科学合理的关键策略，是确保展会圆满收官的核心要素。

一、项目经理：全方位统筹的中枢力量

（一）论坛执行的精细雕琢

论坛是展会知识交流与思想碰撞的重要平台。论坛执行是否顺畅，直接关系到展会的专业形象与影响力。在这一环节，项目经理需要与论坛组织者进行深度且持续的沟通。在时间规划方面，要提前至少两个月，详细商讨流程细节，要精确到每个环节的起止时间。项目经理在场地布置时需亲自参与。要对舞台搭建进行细致确认。还要对音响灯光调试进行细致确认。同时也要对座位布局进行细致确认。

（二）嘉宾邀请的极致服务

主要嘉宾出席展会是重要亮点，能提升展会吸引力与权威性。项目经理要建立嘉宾邀请跟进机制，与嘉宾及其团队保持密切沟通且要及时。在嘉宾行程安排方面，要提供全方位服务且要个性化。

（三）展位搭建的严格管控与灵活调整

展位是参展商展示产品与品牌形象的关键区域。项目经理需对展位搭建进度和质量进行严格监督。要定期（例如每日）前往搭建现场进行巡查，并且对照展位设计图纸，对展位的结构搭建、材料使用以及工艺细节等方面进行细致的检查。与此同时，项目经理要依据参展商的实际需求和现场反馈，灵活地调整展位布局。某参展商因产品展示需扩大展位面积时，项目经理会充分考虑整体布局以及相邻展位的利益。在此前提下，他会积极与相邻展位的参展商进行沟通协调，重新规划展位边界。这样既满足了该参展商的需求，又维护了展会整体布局的合理性与美观性，从而提升了参展商的满意度。

（四）观众招募的多元拓展

观众对于展会来说是重要的参与者，他们的数量会对展会效果产生影响，他们的质量也会对展会效果产生影响。项目经理需要积极去拓展不同种类的观众招募渠道。要与行业协会、商会等这类专业组织构建紧密的合作关系，通过利用这些专业组织庞大的会员网络来发布展会信息，进而邀请专业观众。

此外，要充分运用社交媒体平台来开展互动活动，以此吸引普通观众对展会的关注。例如，可以举办线上抽奖活动，还可以举办话题讨论活动，以及举办虚拟展会体验活动等，通过这些方式来提高展会的知名度与曝光度。

二、项目销售：资金保障与客户拓展的关键力量

（一）催收回款的策略优化

催收回款是项目销售在展会后期的重要任务之一，它和展会的资金流稳定有直接关联。项目销售团队要制定合理的催款策略。其一，构建完备的催款话术体系，针对不同类型的参展商，像长期合作客户、新客户、大客户等，设计出各具特色的催款话术，用礼貌、专业并且富有同理心的态度与参展商进行沟通。

其次，设置有吸引力的回款奖励机制。参展商若能在规定时间内提前回款，就可获得展位费用一定比例的折扣，比如 5% - 10%。同时，还能得到额外的增值服务，像免费的展会广告位，以及优先被安排在展会官方网站首页展示，还有优先获得行业报告与市场分析资料等。

（二）观众招募的深度挖掘

项目销售团队在招募观众方面有独特优势，能凭借自身丰富的客户资源以及广泛的销售渠道去挖掘潜在观众。在和现有客户沟通展位相关事宜时，会深入地向客户介绍展会的亮点以及价值，并且邀请客户及其业务伙伴前来参观。

三、市场：展会视觉形象的塑造大师

（一）企业展会海报的深度定制

企业展会海报是企业品牌与产品展示的重要载体，其设计需要将企业特色与展会主题深度融合。市场团队在进行设计时，要去了解参展企业的产品特点，要去了解参展企业的品牌文化，还要去了解参展企业的目标受众。

（二）现场海报的功能与美学融合

现场海报的设计需充分考虑其在展会现场的氛围营造以及引导指示功能。材质选择方面，要依据展会现场的环境，像室内或户外，还有展示时长以及预算等因素，选用耐久性好且视觉效果佳的材料。若海报是在户外长期展示，就选用防水、防晒、抗风性能强的喷绘布材质；要是在室内短期展示，便可选择质感细腻、色彩还原度高的相纸或灯箱片。

在工艺要求上，注重印刷质量，要做到色彩鲜艳、图像清晰且细节丰富。在海报内容设计方面，一方面展示展会的精彩瞬间和重要活动信息，另一方面设置清晰醒目的指示箭头与文字说明，以此来引导观众前往不同的展区、活动区域以及休息区、餐饮区等，这样做有效提升了观众的参观体验，让展会现场秩序井然。

四、项目运行：展会现场顺畅的坚实保障

（一）主场审图的严格把关

主场审图对于确保展位设计的安全合规以及符合展会整体规划而言是一个重要环节。项目运行团队在审核展位设计图纸时，需要从多个不同的维度进行严格的把控。在结构安全性这一方面，会邀请专业的结构工程师来对展位设计图纸进行审核，重点去检查展位的承重结构是否恰当，以及搭建材料是否满足防火安全标准等。

同时，按照展会的整体规划以及相关规定，对展位的尺寸、高度、空间布局等方面进行合规性审查。仔细检查展位是否有违规占用公共区域的现象，以及是否超出规定的尺寸与高度等情况。经由严格的主场审图，能够有效地防止展会现场因展位设计问题而导致的安全事故和秩序混乱，从而保障了展会的顺利开展。

（二）各类证件制作的高效管理

各类证件的制作包含多个环节，如信息收集、制作流程优化和发放管理等。项目运行团队需要构建高效的管理机制。在信息收集这个阶段，借助便捷且安全的线上信息收集平台，以保证参展商、观众、工作人员等的姓名、照片、身份信息等能够准确无误地被录入。同时，要建立信息审核机制，对收集到的信息进行多次交叉核对，防止出现错误。

从而为参展商与观众打造一场难忘的行业盛会。