签订展览合同要注意什么？

Exhibition Contract

展览合同的审查以及拟定这一行为，要围绕着“明确权利义务、防范履行风险、减少争议”这个核心目标来进行，需要结合展览活动所涉及的主办方、参展方、场地方等多方主体各自的特点，重点关注以下要点：

1.主体

明晰主体，分辨“主办方”、“承办方”、“协办方”、“场地提供方”这般的角色，核查主体资质，像主办方有无举办展览的合法资质、场地方有无出租场地的权利等，防止因“签约方与实际履约方不一致”致使责任不明。

涉及文物或特殊展品时，需提供所有权证明及展览权授权文件。

2. 内容

（1）展会、展位基础信息

对于展会名称要予以明确，像这种形式（例如“2025年杭州A行业创新博览会”），以此来防止和其他展会产生混淆。展位位置要做到精确，附上《展位平面图》当作合同附件，把展位面积（净面积以及含公摊的情况）、朝向、相邻展位等细节都明确清楚。主办方单方面对展位位置或者面积进行调整的条款，需要将其删除，或者增设补偿机制什么的（比如费用减免之类的 ）。

规定展位的基础配置，像展板、桌椅、电源插座、照明这些，特殊需求，比如特装展位的层高、承重、消防要求要单独列清楚，费用承担方方面例如特装搭建费由参展方负责承担 。

（2）展会时间

详细确定“布展期、开展期、撤展期”的具体开始和结束时间，清晰表明是否包含节假日，说明延期或者提前的条件及其责任（比如若主办方延期那么需要提前若干日进行通知，参展方能够选择解除合约或者要求补偿）。

（3）展品与知识产权

将展品的名称、数量、规格以及照片，按照附件那种形式来列出，对于文物的话还要附上鉴定报告以及来源证明，就如同“参展方提供展品清单（此清单需在附件中进行表明），以此来保证所有权不存在争议。”参展方要承诺展品不会侵犯第三方的知识产权，不然就要承担全部的法律责任（这其中涵盖律师费、赔偿金）。设计方案的版权归主办方所有，承办方不可以另有别的用途。

（4）设计方案与搭建

流程方面，要清晰明确设计确认的具体步骤，以及修改的次数规定，一旦超出规定次数去修改，那就得额外支付费用。关于场馆搭建，要使其契合消防规范以及展馆所提出的要求，要是不符合标准，那就必须进行整改。

3. 费用结算

（1）费用构成

对“参展费”金额予以明确，区分含税与不含税情况，将其按照展位费、搭建费、宣传推广费等进行分项详细列示，对于如有参展方出现超时布展或者未在约定时间内撤展等这类可能会产生的费用，要对计算标准以及承担方作出约定。

（2）支付方式与期限

确定支付的节点，明确定金支付的比例，知晓尾款截止的日期，清楚收款账户，明确开票的类型。明确签约之后几日要支付定金，开展之前几日需支付尾款，开具发票的类型是专票还是普票，开具时间有无要求。

（3）退费规则

于参展方而言，若中途退展，需明确退展的具体时间，以及应退还的费用，或者在扣除已发生的成本之后，才可退还剩余款项。

主办方实施取消或者推迟展览的举措，若系承办方缘故予以取消的情况，那么会百分之百退还过去已经支付的款项，同时还需给付违约金，要是延期超出了一定的数日时限，参展的一方能够选择解除合约并且提出索要赔偿的要求 。

4.权利义务

（1）主办方义务

提供基础性的保障，要保证展览能够按照预定时间举行，要给予事先约定好的展位以及相关设施，要对场地的安全、水和电的供应予以保障，还要维护展会现场的秩序。

进行宣传推广时，要依照约定去履行宣传义务，宣传的内容得具体，并且要明确约定未达标时的补偿措施 。

信息披露：提前告知参展方展会规章制度。

（2）参展方义务

参展要合规，展品得契合展览主题，不能把假冒伪劣、违反法规的物品拿来展示，并且要对展品的合法性负起完整全部的责任 .

按照规定的时间进行布展以及撤展，不私自对展位结构做出擅自的改动，不存在向他人进行展位转租以及转让的行为，积极配合主办方所开展的管理工作例如接受安检、消防检查时的相关要求 。

展品要符合规定：杜绝“三无产品”，对于有知识产权的产品得提供权属证明，确保展品以及宣传材料不会侵犯第三方的知识产权 。

5.违约责任

主办方出现违约情形，若展位和约定不一样，需要在合理的期限之内进行整改，要是造成了损失那么就要承担损失并且支付违约金，要是没有按照约定的时间开展，要按照延迟期限每一天的X%来支付违约金。

参展方出现违约情况，若逾期付款，需按照延迟期限每日的X%支付违约金，若擅自撤展，已付的款项不会退还，并且要赔偿主办方空置展位造成的损失，金额为X元之处，若展品属于违禁品，主办方有权利进行清场，所产生的费用不会退还。

6.特殊条款

不可抗力和情势变更方面：需清晰明确不可抗力的范围，知晓情势变更的各种情形，约定诸如“协商延期、调整费用或者解约”这样的条款，以此来防止单方进行强制解约。

展会名称的知识产权归属，LOGO的知识产权归属，推广宣传片等的知识产权归属，这些都属于知识产权范畴；涉及双方商业秘密的部分，双方都得保密 。

文物展览，要遵循《文物出国（境）展览管理规定》，物品展示必须清晰，规格要求务必明确，交付的时间得精准，地点也需确切知晓，包装运输得契合《出国（境）文物展品包装工作规范》，选用定制的木箱，还要搭配防震材料。

7.争议解决

或者进行诉讼，或者开展仲裁，要清晰地明确具有管辖权的法院，或者明确仲裁机构，以此来防止出现“或裁或审”情况下的无效约定。

8.其他

附件，明确《展位平面图》具有明确其具体内容的作用，明确《参展手册》具备说明相关参展事宜的功能，明确《费用明细表》有着清晰费用分项明细的意义，且这些附件与主合同有着同等效力，同时，如果附件内容与主合同冲突时，规定以主合同为准。

微  信丨周洁律师

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