旭说会展

核心点：如何做好首届展会？

夜幕降临，办公室内异常宁静。手指轻轻滑过日历，距离展会开幕的时间已不足两个月，而我们真正可以利用的时间，实际上仅有一个月。键盘敲击声隐含着难以言喻的压力——这将是公司首次涉足全新垂直领域的展会，从项目启动到实际操作，每一步都如同在未知的密林中披荆斩棘。面对这样的挑战，我们又能如何？唯有坚持，因为优秀的展会都是通过不懈努力，一砖一瓦搭建而成的。

仓促背后的“慢功夫”困境

众所周知，举办一场成熟的品牌展会至少需要一年的筹备时间，然而我们的项目却显得有些匆忙。这种匆忙并非出于鲁莽行事，而是因为前期调研工作的耗时较长，导致筹备节奏被拖慢。涉足一个全新的领域，这要求我们从头开始全面掌握产业链上的各个环节：包括上游的供应商分布情况、中游企业的运营状况、下游市场的具体需求以及痛点，甚至还包括行业内那些只有“老手”才明白的潜规则和术语。

初涉项目启动阶段，首次踏足行业协会，对方口中蹦出的专业术语令我们困惑不解。直至后来方悟，“隔行如隔山”绝非虚言——你所认为的“机遇”，实则可能是行业内部竞争激烈、已演变为红海的领域；你所关注的“趋势”，并非人人都能从中获益。为了深入了解该行业，团队历经三个月的辛勤努力，穿梭于协会、园区、企业之间，奔波于展会现场，不断梳理行业供需状况，信心逐渐增强。然而，正因为此，招展的时间窗口已被极度压缩，仿佛是一场与时间赛跑的负重马拉松。

从零开始的“基建工程”

有人戏言，举办一场展会不过是“租赁场地、召集企业、举办展览”这么简单？然而，唯有亲身实践过的人方能领悟，其背后实则是一项复杂的“基础建设”工程。

团队组建初期的挑战尤为严峻。招募销售人员需具备行业知识，运营团队需有经验丰富的老将，市场部门则需要擅长传播的专家。然而，在全新的领域，“既精通会展业务又熟悉行业特点”的复合型人才极为罕见，寻觅到能干的销售人员变得尤为困难。为此，我们不得不从跨领域人才中挑选，并耐心地引导他们逐步掌握行业知识。

资源整合过程异常艰巨。究竟哪些协会具备足够的公信力来担任主办方？又有哪些机构拥有足够的渠道来担任协办方？还有哪些代理公司擅长于深耕区域市场？我们如同拼图般进行资源对接，却惊讶地发现，优质的资源早已被一些头部展会所垄断，而那些看似优质的机构，要么价格高昂，要么难以吸引企业参展。在一次讨论某行业领军企业时，对方坦诚表示：“你们是首届，我们很难将预算分配给一个尚未证明自己实力的展会。”这种拒绝在那个时期变得司空见惯。

更复杂的是寻求独特的市场定位。该领域内已有不少深耕细作的顶尖展会，我们作为新加入者，亟需探寻一条“不与竞争对手正面冲突”的发展路径。团队日复一日地召开会议，深入探讨企业需求，最终决定集中精力在三大领域展开布局，以期找到更易突破的切入点。然而，如何让企业认可我们的价值，如何赢得他们的信任，又变成了新的挑战。你面临的问题接连不断，一个接一个，似乎永无止境。

招展路上的“现实暴击”

展会资料的最终版本已经确定，销售团队紧握电话之际，他们面临的挑战才真正拉开序幕。

“首届展会”这四个字，本身就构成了一个挑战。企业们的疑虑在语气中流露出来：“第一届展会能吸引多少企业参与？其效果能否得到保障？又有哪些亮点能够吸引我？”我们不得不反复阐述筹备的细节，甚至邀请企业到公司进行洽谈，然而，大多数情况下，我们得到的却是“等到第二届再说，这一届我们先观望一下”的委婉拒绝。

选址问题引发了广泛讨论。“为何选择天津？即便是北京和上海的展览，我们也难以应对。”这类疑问十分实际——一线城市的会展环境已经相当成熟，企业已经养成了参展的固定模式。我们只能不断强调天津的地缘优势：位于京津冀核心区域、场地成本较低、对北方市场的覆盖能力，然而，要让企业摒弃旧有的观念，这比我们预想的要困难得多。

预算限制显得尤为令人沮丧。众多企业的参展安排在去年就已经确定，年度预算的每一分每一毫都被严格控制。“并非不愿意参加，只是今年的资金已经全部用尽”，这句话宛如一盆冷水，瞬间熄灭了众多沟通的热情。我们甚至考虑过实施“分期支付”、“次年优惠”等策略，只为了吸引那些敢于尝鲜的企业。

最关键的是要展现“价值”。企业参展的实质在于“投入与回报的比例”：能获得多少订单？能结识多少客户？能参加哪些有价值的论坛？这些问题，我们不能仅凭空想，而必须依靠实实在在的观众邀请数据、同期论坛的嘉宾名单、以及精确的匹配服务来作出回答。为了展示我们对“采购质量”的重视，我们部分员工特意提前向有意向的企业提供了采购商名单——虽然这样做可能显得不够灵活，但它却是我们在首届展会所能展现出的最深厚的诚意。

宣传与规模的“两难局”

在宣传推广的每一笔投入上，我们都小心翼翼，如临深渊。行业顶尖媒体的广告位置价格常常高达五六十万，对于我们这样的初创企业而言，这简直是一个庞大的数字。因此，我们不得不寻求新的策略：与专注于特定领域的新媒体携手，创作原创内容，并在行业内的社群中进行精准的分享，甚至动员团队成员利用个人关系网络进行“口碑营销”。

效果常常显得不够及时。我曾尝试在某个行业公众号上发布头条，但后台的咨询数量并未达到预期。后来我才了解到，该公众号的粉丝主要是那些喜欢“凑热闹”的普通投资者，而非我们真正需要的企业决策者。这种“精准度误区”使得原本就紧张的预算变得更加紧张。

规模问题同样是一道至关重要的“生死线”。业界普遍认同的一个非正式规则是：首届展会至少需吸引一百到两百家企业参展，方能维持行业的“基本形象”。若是参展企业仅有几十家，观众会感到“乏味”，参展商亦会对“平台价值”产生怀疑。然而，我们坚决抵制以牺牲销售价格体系为代价来追求规模——我们深知，价格体系的（公平性）必须排在首位，确保展会的成效才是我们的核心目标。因此，对于首届展会而言，“规模”与“品质”之间存在着一定的冲突。若为追求规模而接纳若干与企业性质不符的公司参展，实乃一种不负责任的行为。尽管我们的进展速度并不快，但我们始终坚守品质至上的原则，这包括精心打造主论坛和出海论坛。

品牌展会的“笨办法”

站在办公室走廊的窗边，凝视着远方高铁的短暂掠过，我瞬间领悟到：构建知名品牌展会，并无捷径可循。那些在业界留下深刻印记的展览，都是通过一届又一届的持续努力和积累才逐渐形成的。

它必须确保“方向正确”——调研阶段要严谨细致，定位阶段要避免盲目跟风；还需“团队实力强劲”——销售团队要能深入讨论产品，运营团队要能精确掌控细节，市场团队要能精准击中痛点；更重要的是“具备耐心”——对第一届的不足予以接纳，利用每位参展商的反馈来改进下一届，让“良好口碑”取代“广告宣传”发挥效用。

此刻承受的压力或许会在展会开幕之际转化为自信的力量。随着第一届展会落下帷幕，不论结局如何，我们至少可以自豪地说：我们在这个崭新的领域，为业界搭建了一个微小的展示平台。或许，品牌的萌芽就蕴藏在这看似不完美的第一步之中。

若你同样在策划首届展览活动，那么请牢记：那条充满挑战的道路，往往通向成功的巅峰。

（文中图片仅为示意，如有不妥联系替换）

（文字梳理：李兆楠）

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