展会是企业进行的一种宣传活动，其目的是展示产品和技术、拓展渠道、促进销售、传播品牌。展会区别于线上平台，它利用线下面对面的方式来进行产品销售和推广。

外贸展会是客户开发的主要方式之一，也是受外贸企业喜爱的一种宣传手段。和内贸展会相比，外贸展会的特性更为显著，它为距离遥远的买卖双方创造了一次当面交流的机遇。

那么如果公司让你准备一次展会，你要怎么准备呢？

01：提前预定展位

我们要确定好选择哪个展会，还要提前预订展位。一个行业存在多种展会可供选择，比如安防行业能参加香港电子礼品展，能参加俄罗斯安防展，能参加美国拉斯维加斯安防展，能参加德国柏林IFA电子展，能参加巴西圣保罗国际安防展等十几二十个展会。

有这么多展会可供参加，那我们究竟该参加哪一个呢？要全部都参加吗？这不太可能，公司预算会给出答案，我们只能挑选其中几个展会参加。要是小型外贸公司，或许一年只能参加一两个展会。这就表明，我们必须进行选择和筛选。

所以首先你要了解展会是由哪个单位承办的，展会在何时举办，举办地点在哪里，展会具有怎样的影响力，往期展会有怎样的效果，以及收到了怎样的反馈，最好挑选效果较好、影响力较大的展会，也就是说，要参加一个性价比高的展会。

要和展会代理商沟通，了解参展价格，知晓参加展会的各项相关费用，做好展会预算，像展位费、展台设计费、差旅费、海报制作费、展具租赁费用等 。

展位的选择十分关键，好的展位能够带来良好的曝光，当然，好的展位其展位费也高。展位费多的可达几十万元，少的也有两三万元，所以我们要知晓展会的位置分布以及对应的价格，从而选择一个性价比高的位置。

人流量大的地方一般是出口附近，或是入口附近，或是中厅附近，或是休息区附近，或是餐饮区附近，又或是洗手间附近。但情况并非绝对如此，比如一个场馆存在不止一个出口与入口，有的出口处人流量众多，有的出口处人流量却很少，所以必须查看当时展会的场地布置情况，据此对人流方向作出预测。

如果你选择靠近餐饮区，最好询问一下有哪些餐饮店，因为有的靠近餐饮区的展位人头攒动，有的餐饮区附近却人很少，这是由于不同餐饮的受众喜欢程度不同，比如肯德基、麦当劳等快食餐饮很受欢迎，咖啡、饮茶类的也受欢迎，而像面食、米饭等需要等待时间的餐饮点，人就不会很多。

展位选择应尽量避开死角位置，避开长排中段位置，避开有墙柱障碍的位置。我们还需了解附近展位参展商的信息，了解其展示方式，最好能做出与他人不同的展位展示。

预定展位通常需要提前半年到一年，因为出国参展涉及签证办理、展品出境运输等事项，国内签证审批一般需要1至2个月，展品运输若走海运也需要1至2个月，所以最好提前半年以上预定展位。

还需要注意，如果我们是通过展会代理来预定展位，那么在定展付款之前，需要联系展会主办方，以此核实信息的真实性。

我们报名成功后，会收到展览公司发来的展位分配结果。若对展位不满意，还能要求更换。只有在正式确定之后，再交余款，签订最终的参展合同，才算真正确定下来。

02：确认参展人员及分工

预订展位之后，要确定参展人数，还要明确分别是谁。一般小的标准型展位面积约9平米，会配备一张桌子和两把椅子，所以，若是这样的小展位，只需去两个人。

大一点的展位通常是长方形的，有两面或三面开口，面积有十几二十平米，甚至更大，展位会配有多张桌子和椅子，这样的展位能容纳较多人，5至7个人都没问题 。

通常情况下，出国参加一次展会，人均参展费用大概在三万元左右，因此，安排多少人员参展，这得看公司的预算。

通常情况下，参加展会时会安排老人带领新人，也就是老业务员带领新业务员去熟悉展会业务，这种安排的性价比是最高的，一方面有老业务员进行把关，另一方面也能给新业务员提供学习的机会，如此一代一代不断更迭，对公司而言是最为有利的。

参展人员要提前知晓参展的必备常识，要清楚需准备哪些资料，要明白该做什么事情，要了解展会的流程是怎样的，还要明确每个人的职责分配以及相互间的沟通合作 。

与此同时还需要加强学习产品知识，加强学习行业知识，了解每一款产品的卖点，了解每一款产品的特性，补习展会上会用到的说辞，补习展会上会用到的英语说辞。

03：提前办好签证，安排出行计划

出国参展需要护照，也需要办理签证。护照必须本人办理，要本人携带身份证和户口到户口所在地的公关部门办理，办理护照一般一周后能拿到，所以若要去有展会的外贸公司工作，必须自备护照。

一本护照的有效期为10年，要留意的是，有些国家规定护照有效期须5年以上才可申请签证，签证可由展览公司代为办理，不过也需提供本人身份证件以及社保等相关资料，签证办理需1至2个月才能完成 。

安排出行计划，就是对从出发到返回的所有相关事宜做出安排。具体涵盖这些方面：办理签证，预订往返机票，预订酒店，规划从机场到酒店以及从酒店到展馆的行进方式，解决参展期间的餐饮问题，还要处理上述事项所涉及的费用问题。

安排出行计划存在两种方式，第一种是自行办理，需自己完全负责所有事项，这种方式适用于熟悉的地方，也适用于较近的地方，比如广交会、北京展、香港展等。

第二种是通过代理商办理，这类似于组团前往，代理商会组织参加同一个展会的参展人员一同出行，参展人员的吃、住、行都由代理商全部包揽，这样比较省心省力，这种方式适合那些不熟悉且距离远的地方，像美国展、德国展、印度展等 。

04：提前办好签证，安排出行计划

主要包含展会宣传用品、文具用品和其他用品。

所需宣传用品如下：

需要在展会上展出的样品就是展品，展品要在参展前3个月完成，这样做一方面是方便邮寄，另一方面是方便提供给参展的业务员熟悉。展品的选择十分重要，一般会挑选新品、热销款或具有竞争力的产品作为展品。

准备展品报价表，要求展品都有对应的报价表，目的是让业务员在展会现场能迅速报价，进而促进订单磋商；准备空白合同，用于现场签单；准备客户联系表，要记录已邀请客户、答应要来的客户、实际来了的客户数量以及没来的客户是谁，对于没到的客户要及时发信息了解情况，因为可能客户忘了，所以需要提醒；准备运费报价表，便于在现场谈单时为客户提供空运、海运报价的参考 。

每个业务员要自备一台笔记本电脑，将所有参展资料拷贝好，还要拷贝公司所有产品报价及详细信息，因为展会上展示的样品数量有限，若客户问到展品之外的产品信息，我们得能回答上来，且要制作产品 PPT 或视频演示，这有利于与客户沟通。同事带着笔记本电脑，是为了跟进公司的订单，也是为了展会后对客户进行跟进。

与展品相关的设备，比如安防产品，若需要现场演示效果，那么还需要携带屏幕显示器，还需要携带操作器，还需要携带DVR等 。

展板和海报是用来布置展位的，其设计要新颖美观，能体现公司或产品特点。我们可依据自身创意，自行设计展板和海报，也可提交设计方案委托展览公司来做。

产品宣传册和名片能极大提高公司形象，所以宣传册和名片必须精心设计，一份高端大气上档次的宣传册会使客户多看几眼，一张简约又大方的名片会让客户觉得你有品质感，也许客户逛完展会什么都没拿，却拿走了你的名片或者宣传册。最好在名片上印上“XX展-展位号-公司名-主营产品名”，如此方便客户回头时更容易找到我们，还能让客户将展会与人对应起来。名片一部分应放在名片盒里，以显正规，另一部分要揣在自己兜里，便于接待客户时随时递出。

赠品最好与公司形象相关，或者与公司产品相关，并且要是实用的。比如圆珠笔上印着公司LOGO，比如送的笔记本上印着公司LOGO和公司信息，比如送的纸巾外包装上印着公司信息，比如赠送的中国扇子上面印着公司信息，比如手提袋上印着公司信息等等 。赠品能给宣传增添分数，赠品质量不能太差，因为赠品代表公司形象，对于一些成本较高的赠品，不能采用公开发放的形式，如此多少会不够发放，并且无法发挥作用，有价值的赠品只能赠送给有成交意向的客户。

所需文具用品如下：

笔，用于做展会记录，记录客户的需求，记录客户的谈话内容，本子，有时候还充当着计算报价的草稿。

2、计算器：方便在展会现场计算报价给客户。

订书机用于名片归档，订书钉也用于名片归档，具体做法是用订书机把客户名片钉在本子上，并且在名片旁边做好信息备注 。

剪刀，用于布置展位或者打包，胶带，用于布置展位或者打包，卷尺，用于布置展位或者打包，大号、小号胶带都需要准备。

U盘和文件袋都是备用物品，U盘用来拷贝电子文件资料，文件袋用来归整纸质文件资料。

其他展会用品如下：

照相机可用于拍摄展会照片，拍立得也可用于拍摄展会照片，照相机还能拍摄参展人员的照片，拍立得同样能拍摄参展人员的照片，并且照相机和拍立得都可用于拍摄与来访客户的合影，而这些照片都是公司宣传的重要素材。

糖果摆放在前台或者桌子上，果盘也摆放在前台或者桌子上，它们能吸引客户驻足，借此可以趁机跟客户聊天，还能跟客户交换名片。

抽纸要摆放在桌面上，小罐瓶装水在与客户交谈时可直接递出，大罐瓶装水需倒入纸杯递出，水和纸杯要准备充足，若条件允许准备些果汁更好。

参展人员个人必备用品如下：

服装方面，正装应以黑色为主。男生需着长裤，女生要穿短裙或长裤，女生最好再准备一件正装外套，原因是展馆的空调对女生而言偏冷。鞋子方面，男生的鞋可以是皮鞋，也可以是球鞋，但同样要以黑色为主。女生的鞋，除高跟鞋外，最好准备一双平底鞋。展会全程都要站着，穿高跟鞋站一天，脚会很疲累。下展之后，还需要把展品收拾带回酒店，这时你会庆幸自己带了平底鞋。

在国外吃饭买东西大多使用现金，因此要提前兑换当地货币，可到银行兑换，也能跟领你们去展会的导游兑换，还能在过境关口处兑换。银行卡得是银联的，只要是支持银联的刷卡机和取款机均可使用。信用卡需是VISA或是Master的，这两种信用卡国际通用，不过VISA的使用点更多些。

出发前一天要开通国际漫游业务，或者在当地买临时电话卡，若用当地电话卡，苹果手机更易开通。国外电线插口与国内不同，要自己准备接头转换器。

自备喝水的杯子，这样在路途中以及展会上，都无需占用公司资源。还要自备感冒药、肠胃药、创可贴等常用药，用来防止生病受伤。

剩下的就要依据个人需要来准备，比如女生要准备化妆品，男生要准备剃须刀，还要准备休闲的衣服，充电宝，雨伞，帽子，拖鞋，扛饿的零食等 。

05：提前邮寄展会所需样品

展品，展会所需的桌子、椅子、展板，需要提前安排运送至展会。若东西不多，选择走空运，提前半个月发运就行；若东西很多，需走海运，那就得提前3个月安排发运，因为海运耗时1至2个月。

那么提前邮寄的展品，收件人是谁呢？一般存在三种情况。第一种情况是，公司在展会当地的办事点负责接收，或者由分公司负责接收。第二种情况是，寄送到可信任的公司的老客户处。第三种情况是，由展览公司统一安排发运，到达展览国后完成清关，再统一安排仓库存放。

运输过程中要注意将物品打包紧实，展品以及布展用品都是限量制作的，要是出现损坏则没有替代品。要是自己联系货代进行发运，大多采用拼箱的方式，运输的准时性欠佳，安全性也比不上展览公司统一装运的情况。

06：参展人员提前1-2天到达

参展人员要提前抵达展会举办国家，以便为展会筹备相关事宜。我们每个人都得仔细研读参展商手册，它是展览会期间各方面情况的指引 。

参展商手册内容十分详尽，它涵盖了展览日程安排，包含登记程序，有参展商资料，涉及展览说明，还包括餐饮信息，有住房信息，以及广告促销等各类信息 。

提前两天抵达展会所在国家所住的酒店，晚上好好休息，养足精神，第二天一早要去展会布展，布展需要花费一天的时间。

如果我们打算趁着参展机会拜访客户，那我们需要再提前几天到达，前往客户公司或客户家中做调查，并且当面邀请客户参加展会。

07：熟悉展馆、布置展位

展会开始的前一天用于布展，布展前我们需先到展会现场主办方设置的服务台领取参展证，参展证务必妥善保管，它是我们展会期间的出入证明，服务台在整个会展期间都提供服务，有任何不清楚的均可询问服务台人员。

若展品由展览公司负责运输，那到达展位后就能联系其运输人员，将展品运至展位。若展品是寄送到公司办事处或老客户处的，还得提前去取 。

拿到展品后，我们需清点全部展品，确认展品没有损坏且无误，接着安排布展任务，明确人员分工。展会主办方会在现场安排服务布展的人员，一些较难的工作也可要求他们来做，比如装订，比如拆木架，比如悬挂展板等。

布展的时候，需把公司的主打产品放置在客户一眼就能瞧见的地方，整体的摆放得整洁好看。多数展览公司会提供厂商聚光灯，我们能够租用聚光灯，如此可让展品更吸引目光。桌椅的摆放要防止使展位的空间变得拥挤或者空旷。

最后我们需要熟悉展馆的布局，熟悉展馆的出入口，熟悉餐饮区，熟悉卫生间等，若客户来访，我们要引导客户找到出口，或引导客户找到餐饮区、卫生间等 。